Geschäftsordnung des Vorstands des OOH e.V.

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§1 - Grundlagen

Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand nach §26 BGB und wird gemäß Paragraph 6, Absatz 11 der Satzung errichtet. Sie regelt die interne Arbeitsweise.
Sie ist kein Bestandteil der Satzung.

§2 - Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

  1. Der Vorstand ist berechtigt, diese Geschäftsordnung jederzeit zu ändern oder aufzuheben. Eine Beteiligung anderer Organe ist nicht notwendig
  2. Für die Beschlussfassung ist ein einstimmiger Beschluss aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder gemäß Paragraph 6 der Satzung erforderlich. Stimmenthaltungen sind als Nein‑Stimmen zu werten.
  3. Zu ihrer Wirksamkeit muss die Geschäftsordnung allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben werden.
  4. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden.
  5. Dem Verein ist die jeweils gültige Fassung der Geschäftsordnung im vereinseigenen Forum zugänglich zu machen.

§3 - Interne Aufgaben‑ und Zuständigkeitsverteilung

Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit.

  1. Unbeschadet des Grundsatzes unter Paragraph 3 beschließt der Vorstand intern folgende Aufgaben‑ und Zuständigkeitsverteilung:
    1. Der Erste Vorsitzende ist zuständig für:
      1. Koordination der Gremien und Funktionäre gemäß der Satzung und der Ordnungen des Vereins
      2. Schriftverkehr und Führung der regelmäßigen Geschäfte, insbesondere Abstimmung mit Registergericht und anderen Verzeichnissen
      3. Einladung zu und Leitung von Sitzungen aller Gremien und Funktionäre unter Beteiligung des Vorstands
      4. Entgegennahme der Berichte aus den ordensinternen Gremien
      5. den jährlichen Bericht zum Status des Vereins und die generelle strukturelle Entwicklung
      6. Zusammen mit dem Administrator nach Paragraph 7, Absatz 2, Buchstabe b der Satzung Betreuung des öffentlichen Auftritts des Vereins
    2. Der Zweite Vorsitzende ist zuständig für:
      1. Mitgliederbetreuung, Begrüßung neuer Mitglieder
      2. Koordination und Überwachung der Bezirksvertretung nach Paragraph 7 der Ratsordnung
      3. den jährlichen Bericht über die Mitgliederentwicklung
      4. Koordination der Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit dem Ersten Vorsitzenden und ggf. dem Pressesprecher nach Paragraph 7, Absatz 2, Buchstabe c der Satzung
      5. Ernennung und Unterstützung des Wahlausschusses nach Paragraph §1 der Wahlordnung
      6. Koordination der Entscheidungen zu Mitgliederaufnahmen zwischen Vorstand und Erweitertem Vorstand
    3. Der Schatzmeister ist zuständig für:
      1. Verwaltung des Vereinsvermögens
      2. Leitung der Wirtschafts- und Kassengeschäfte des Vereins nach den vereinbarten und beschlossenen Finanzrichtlinien des Vereins
      3. Erstellung und Überwachung des Finanzplans
      4. Überwachung des Zahlungsverkehrs
      5. Begleitung und Zusammenarbeit mit der Kassenprüfung
      6. Erstellung der Steuererklärung
      7. Erstellung und Vortrag des jährlichen Finanzberichts
      8. Abstimmung mit dem Finanzamt
      9. Mittelakquise
  2. Die Vorstandsmitglieder können innerhalb ihrer Zuständigkeitsbereiche Ausschüsse gemäß Paragraph 5 dieser Ordnung bilden.

§4 - Vorstandssitzungen

  1. Häufigkeit, Einberufung und Ladungsfrist
    1. Vorstandssitzungen finden nach Bedarf statt, mindestens jedoch einmal im Quartal.
    2. Die Sitzungen werden durch den Ersten Vorsitzenden unter Angabe der Tagesordnung über die üblichen Vereinskommunikationskanäle (E-Mail, WhatsApp, Forum) einberufen
    3. Die Ladungsfrist soll im Regelfall eine Woche betragen.
    4. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden
  2. Tagesordnung
    1. Die Tagesordnung wird vom Ersten Vorsitzenden erstellt.
    2. Die Tagesordnungspunkte sind Anhaltspunkte und können bei Bedarf verändert werden.
  3. Leitung und Öffentlichkeit
    1. Die Sitzungen werden vom Ersten Vorsitzenden geleitet. Die Leitung kann delegiert werden.
    2. Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.
    3. Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen eingeladen werden.
    4. Die Sitzungen, deren Verlauf, die Diskussionen und die Ergebnisse sind vertraulich und dürfen von den Vorstandsmitgliedern und insbesondere den weiteren geladenen Personen ohne Abstimmung im Vorstand nicht gegenüber Dritten verwendet werden.
  4. Protokoll
    1. Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzung ist ein Ergebnisprotokoll zu fertigen.
    2. Das Protokoll ist vom Ersten Vorsitzenden und dem Protokollführer zu unterzeichnen. Eine schriftliche Bestätigung der Richtigkeit im vereinseigenen Forum ersetzt die Notwendigkeit einer realen Unterschrift.
    3. Die Protokolle werden, gegebenenfalls mit Blick auf Persönlichkeits- und Datenschutzrechte geschwärzt, im vereinseigenen Forum veröffentlicht.

§5 - Ausschüsse

  1. Der Vorstand und seine einzelnen Mitglieder können zur Aufgabenerledigung Ausschüsse berufen, insbesondere innerhalb ihrer Aufgabenbereiche.
  2. Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
  3. Die Ausschüsse haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.

Geschäftsordnung errichtet am: 21.11.2020

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